Digitālajā laikmetā robeža starp neformālu saraksti un oficiālu dokumentu kļūst arvien nemanāmāka. Nesenais Eiropas Savienības Vispārējās tiesas spriedums ir ieviesis skaidrību jautājumā, kas skar gandrīz ikvienu, kurš darba vajadzībām izmanto viedtālruni.
Tiesa atzinusi, ka WhatsApp ziņas, SMS un cita veida digitālā saziņa juridiski var tikt uzskatīta par dokumentiem. Tas nozīmē, ka amatpersonām un uzņēmumu vadītājiem vairs neizdosies izvairīties no atbildības, apgalvojot, ka sarakste bijusi privāta vai neformāla.
Kāpēc sākās tiesvedība?
Viss sākās ar kādu skaļu gadījumu, kurā bija iesaistīta Eiropas Komisijas priekšsēdētāja un farmācijas uzņēmuma “Pfizer” vadītājs. Žurnālisti vēlējās piekļūt īsziņām, kuras tika sūtītas laikā, kad notika sarunas par vakcīnu iepirkumu. Sākumā Eiropas Komisija apgalvoja, ka viņu rīcībā šādu dokumentu vispār nav.
Tomēr tiesa šādam argumentam nepiekrita. Šis gadījums skaidri parādīja, ka svarīga ir nevis platforma, kurā informācija tiek sūtīta, bet gan pats ziņas saturs. Ja sarakstē tiek apspriesti valstiski vai biznesam būtiski lēmumi, tā automātiski kļūst par oficiālu informāciju, kurai jābūt pieejamai pārbaudei.
Saturs ir svarīgāks par formātu
Tiesas spriedumā ir vairāki būtiski punkti, kas maina to, kā mēs skatāmies uz savām ierīcēm. Pirmkārt, nav nozīmes, vai informācija ir nodrukāta uz papīra ar zīmogu vai atsūtīta kā īsa ziņa telefonā. Ja tā skar iestādes vai uzņēmuma darbību, šī informācija ir jāsaglabā.
Otrkārt, iestādes vairs nevar vienkārši atbildēt, ka dati nav atrodami. Ja ir pamatoti pierādījumi, piemēram, intervijas vai citi raksti, kas apstiprina, ka šāda saziņa ir notikusi, iestādei ir pienākums sniegt ļoti precīzu skaidrojumu par to, kur šīs ziņas palikušas. Tiesa vairs netic attaisnojumiem par nejauši izdzēstiem datiem vai pazudušiem telefoniem.
Kā tas ietekmē ikdienas darbu Latvijā?
Lai gan šis konkrētais spriedums attiecas uz Eiropas Savienības iestādēm, tas rada ļoti spēcīgu paraugu tam, kā lietas tiks izskatītas arī Latvijas tiesās. Tas ietekmē gan valsts pārvaldi, gan privāto biznesu. Ja svarīgas vienošanās tiek panāktas WhatsApp grupās, šīs sarakstes var kļūt par galvenajiem pierādījumiem tiesvedības procesā.
Tas nozīmē, ka uzņēmumiem ir jāsāk domāt par to, kā viņi pārvalda savu digitālo saziņu. “Īslaicīga” sarakste, kas patiesībā ir daļa no darba procesa, vairs nevar tikt patvaļīgi izdzēsta, cerot, ka neviens par to neuzzinās.
Lasi vēl: “Temu” un “Omniva” apvieno spēkus: sūtījumu saņemšana Latvijā vairs nebūs tāda kā agrāk
Kā pasargāt sevi un savu uzņēmumu?
Lai izvairītos no liekiem riskiem un juridiskām problēmām, ir vērts ieviest dažus vienkāršus paradumus. Speciālisti iesaka pēc iespējas stingrāk nodalīt privāto dzīvi no darba jautājumiem. Tas nozīmē, ka par nopietniem darījumiem labāk nerunāt tajās pašās lietotnēs, kurās sarakstāties ar draugiem.
Ja tomēr gadījies vienoties par kaut ko svarīgu ar SMS vai WhatsApp starpniecību, šo informāciju vajadzētu nekavējoties pārnest uz oficiālu e-pastu vai uzņēmuma dokumentu sistēmu. Galvenais ir atcerēties, ka jebkas, kas ir uzrakstīts digitāli, atstāj pēdas. Tiesas mūsdienās kļūst arvien zinošākas un skeptiskāk vērtē apgalvojumus par datu pazušanu “tehnisku iemeslu” dēļ.
